Política de Tratamiento de Datos Personales

El Responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados es:

• Razón social: GECOFIIN S.A.S.
• NIT: 900.725.761-3
• Domicilio: Medellín, Colombia
• Dirección: Cl. 49A # 65A-52
• Teléfono: +57 301 332 0311
• Correo electrónico de PQR: gecofiin@gmail.com
• Sitio web: gecofiin.com

El área de Dirección será la responsable de velar por el cumplimiento de esta Política y de atender los requerimientos de los titulares.

Para los efectos de esta Política se entiende por:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de Tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial, salud, datos biométricos, convicciones políticas o religiosas, vida sexual, entre otros).
• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento por cuenta del Responsable.
• Responsable del Tratamiento: GECOFIIN S.A.S., quien decide sobre la base de datos y el Tratamiento.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión).
• Transferencia: envío de datos a un Responsable ubicado dentro o fuera del territorio nacional.
• Transmisión: envío de datos a un Encargado para realizar Tratamiento por cuenta del Responsable.

El Tratamiento de datos personales en GECOFIIN S.A.S. se rige por los siguientes principios:

• Legalidad: el Tratamiento es una actividad reglada conforme a la Ley 1581 de 2012 y normas concordantes.
• Finalidad: obedece a una finalidad legítima, informada al Titular.
• Libertad: el Tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, salvo mandato legal o judicial.
• Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: se garantiza el derecho del Titular a obtener información sobre sus datos en cualquier momento.
• Acceso y circulación restringida: el Tratamiento se limita a las personas autorizadas y a los fines admitidos.
• Seguridad: se aplican medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
• Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento están obligadas a garantizar la reserva, incluso después de finalizada la relación con el Responsable.

Dependiendo del tipo de relación que el Titular mantenga con GECOFIIN S.A.S., podemos tratar las siguientes categorías:

• Datos identificativos: nombres y apellidos, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, firma.
• Datos de contacto: dirección, teléfono, correo electrónico, ciudad y país.
• Datos profesionales y laborales: cargo, empresa, hoja de vida, formación académica y experiencia.
• Datos financieros y tributarios: información necesaria para la prestación de servicios contables y de revisoría fiscal (estados financieros, información tributaria, datos bancarios cuando el servicio lo requiera).
• Datos de navegación: dirección IP, tipo de dispositivo, navegador, páginas visitadas y métricas agregadas recolectadas mediante herramientas de analítica (Umami Cloud y Microsoft Clarity).
• Datos derivados de la prestación del servicio: correos electrónicos, comunicaciones, transcripciones de reuniones, documentos y demás información intercambiada en el marco del contrato.

La información financiera y tributaria de personas jurídicas no constituye dato personal en sentido estricto; sin embargo, recibe el mismo nivel de protección y confidencialidad bajo los deberes profesionales del contador público y la Ley 43 de 1990.

Los datos personales recolectados por GECOFIIN S.A.S. son tratados para las siguientes finalidades:

• Ejecutar los contratos de prestación de servicios de contabilidad, revisoría fiscal, CFO fraccional, asesoría tributaria y transformación digital financiera.
• Atender consultas, solicitudes de información y formularios de diagnóstico enviados a través del sitio web.
• Cumplir obligaciones legales, tributarias, contables y contractuales del Responsable.
• Remitir comunicaciones operativas, comerciales o informativas sobre nuestros servicios, eventos, boletines y publicaciones técnicas, cuando exista autorización del Titular.
• Gestionar procesos de selección, vinculación y administración de personal y proveedores.
• Analizar el desempeño del sitio web y mejorar la experiencia de uso mediante métricas agregadas.
• Atender requerimientos de autoridades administrativas, judiciales y de control.
• Conservar los datos durante el tiempo en que subsistan obligaciones legales o contractuales que así lo exijan.

Datos sensibles. GECOFIIN S.A.S. no recolecta datos sensibles de manera habitual. Cuando, de forma excepcional, deba tratarlos (por ejemplo, en procesos de selección de personal), solicitará Autorización previa, expresa y explícita del Titular, indicando el carácter facultativo de la respuesta y la finalidad específica.

Datos de menores de edad. No realizamos Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes salvo cuando responda al interés superior del menor y cuente con autorización del representante legal, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y al artículo 12 del Decreto 1377 de 2013.

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares de los datos personales tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a GECOFIIN S.A.S..
• Solicitar prueba de la Autorización otorgada para el Tratamiento.
• Ser informados, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones al régimen de protección de datos.
• Revocar la Autorización y solicitar la supresión del dato cuando el Tratamiento no respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de Tratamiento.

Estos derechos pueden ser ejercidos por el Titular, sus causahabientes, su representante legal o apoderado, o por estipulación a favor de otro.

GECOFIIN S.A.S. solicita la Autorización previa, expresa e informada del Titular antes de tratar sus datos personales. La Autorización puede constar en cualquier medio que garantice su posterior consulta, incluyendo:

• Documento físico firmado por el Titular.
• Mensaje electrónico, casillas de verificación en formularios web o cualquier mecanismo equivalente.
• Conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la Autorización.

Al enviar el formulario de diagnóstico u otro formulario publicado en gecofiin.com, el Titular declara haber leído esta Política y autoriza el Tratamiento de sus datos para las finalidades aquí descritas.

Los Titulares pueden ejercer sus derechos enviando una comunicación al correo electrónico gecofiin@gmail.com con el asunto “Protección de Datos Personales”.

Consultas. Conforme al artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta en dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos. Conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, los reclamos deberán contener:

• Identificación del Titular.
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Dirección física o electrónica de notificación.
• Documentos que se quieran hacer valer.

Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses sin que el interesado responda, se entenderá desistido el reclamo. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles adicionales, comunicando previamente los motivos al interesado.

De conformidad con el parágrafo del artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o causahabiente solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable.

GECOFIIN S.A.S. se apoya en proveedores de servicios tecnológicos para el cumplimiento de sus finalidades. Estos terceros actúan como Encargados del Tratamiento y están obligados, mediante contrato o cláusula de transmisión, a cumplir esta Política y la normativa vigente. A título enunciativo se incluyen:

• Proveedores de infraestructura en la nube (servidores, almacenamiento y bases de datos).
• Proveedores de correo electrónico y comunicaciones transaccionales.
• Proveedores de analítica web (Umami Cloud y Microsoft Clarity), bajo configuraciones que minimizan la recolección de datos personales.
• Proveedores de software contable, financiero y de gestión documental utilizados en la prestación del servicio.

Transferencias internacionales. Algunos de nuestros Encargados tienen infraestructura ubicada fuera de Colombia. En todos los casos, GECOFIIN S.A.S. exige niveles de protección equivalentes a los previstos en la legislación colombiana y suscribe los acuerdos contractuales que correspondan, en cumplimiento del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

GECOFIIN S.A.S. adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Entre ellas:

• Control de acceso por usuario y autenticación robusta.
• Cifrado en tránsito (TLS) y en reposo cuando aplica.
• Segregación de funciones y principio de mínimo privilegio.
• Respaldo periódico de bases de datos críticas.
• Acuerdos de confidencialidad con personal y proveedores.
• Política interna de manejo de credenciales y secretos.

Ningún sistema es absolutamente invulnerable. En caso de identificarse un incidente de seguridad que comprometa datos personales, GECOFIIN S.A.S. lo reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los Titulares afectados, en los términos del artículo 17 literal n) de la Ley 1581 de 2012.

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del Tratamiento y, en todo caso, mientras subsistan las obligaciones legales, contractuales o tributarias que justifiquen su conservación.

Tratándose de información contable, tributaria y financiera, la conservación atiende además los plazos establecidos en el Estatuto Tributario (artículo 632), el Código de Comercio (artículo 60) y demás normas concordantes. Vencidos los plazos, los datos serán suprimidos o anonimizados de manera segura.

El sitio web gecofiin.com utiliza cookies y tecnologías similares con fines de funcionamiento, medición agregada y mejora continua. Las herramientas de analítica utilizadas (Umami Cloud y Microsoft Clarity) están configuradas para minimizar la recolección de información identificable.

El Titular puede configurar su navegador para rechazar o borrar cookies en cualquier momento. La desactivación puede afectar el funcionamiento de algunas secciones del sitio.

GECOFIIN S.A.S. podrá modificar esta Política en cualquier momento. Cualquier cambio sustancial será comunicado a los Titulares por medios idóneos antes de su entrada en vigor. La versión actualizada y su fecha de vigencia estarán disponibles permanentemente en gecofiin.com/politica-tratamiento-datos.

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia (Habeas Data e intimidad).
• Ley Estatutaria 1581 de 2012 — Régimen general de protección de datos personales.
• Decreto Reglamentario 1377 de 2013 — Reglamento parcial de la Ley 1581 de 2012.
• Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 — Sector Comercio, Industria y Turismo.
• Circulares y guías de la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de protección de datos.
• Ley 43 de 1990 — Reglamentación de la profesión de Contador Público (deber de reserva profesional).

Para ejercer sus derechos, presentar consultas, reclamos o cualquier requerimiento relacionado con esta Política, puede contactarnos en:

• Correo electrónico: gecofiin@gmail.com
• Sitio web: gecofiin.com
• Dirección: Cl. 49A # 65A-52, Medellín, Colombia
• Teléfono: +57 301 332 0311